ビジネスにおいてなくてはならない存在となっている、メール。
ほとんどの企業、また個人で働いていても当たり前のように使うことが多いビジネスメールですが、その正しいマナーについてはご存知でしょうか？
知らず知らずのうちに相手に失礼な対応をしてしまっている可能性もありますので、改めてビジネスメールを送る際の注意点について確認してみましょう。
さっと読める目次
顔が見えないからこそ誠実な対応を
メールでは、直接相手と顔を合わせて会話をすることがありません。
これはメリットでもあり、デメリットでもあります。
直接は話しにくい場合でも、メールにまとめてしまえば伝えたいことは伝わりますが、逆によかれと思ってしたことでも相手からは悪くとられてしまう可能性もあるのです。
いくらメールだからといって、要件をただ伝えれば良い、というわけでは決してありません。
適当な挨拶から始まり、名前も名乗らず、誤字脱字だらけ…。そんなメールでは、信用も無くしてしまいます。
特に取引先へのメールの場合は、相手に失礼になることのないよう、書く内容には一層慎重になる必要があります。
メールの内容次第で、仕事の成果が左右されることもあるかもしれません。
なお、どんな内容でもメールで送って良いというわけではありません。かなり急ぎの要件であったりする場合には電話などのほうが向いているでしょう。
件名の書き方
件名は、メールを受信した際に最初に目にする重要な部分です。
件名を書く際のポイントについて、いくつかの例をもとにご紹介します。
具体的な内容を記載する
一番望ましいのは、件名を見ただけで何の件なのかを把握できるレベルであることです。
プロジェクト名であったり、開催予定のイベント名であったりを記載しておけば、受け取り側も何の案件かをすぐに把握することができますよね。
【】などを使う
【】などの記号を使って件名を記載することにより、重要度を示すことができ、受け取り側の目にも留まりやすくなります。
【重要】や【至急】など、案件の重要度によって記載を変えるのが良いでしょう。
相手への要望を伝える
件名に何をしてほしいかを記載することで、受け取り側もアクションをしやすくなります。
例えば、「確認のお願い」「受け取りのお願い」など。これらを付け足すことにより、受け取り側は件名を見た時点で何をすべきかを把握できるようになります。
Re:は消すように心掛ける
パソコンだけでなく、携帯電話などでメールをやりとりしたことがある人には分かると思いますが、メールのラリーを続けていると「Re:」という文字がどんどん増えていってしまいます。
メールを受け取った時点で件名がわかりにくくならないよう、Re:は都度消すようにするようにしましょう。
残しておくと、相手に失礼な印象を与えてしまいますよ。
宛名の書き方
基本的に宛名は、メールの一番上部に記載します。
理想的な構成としては、「会社名」「部署名」「名前」の順番です。
役職がある場合には名前の前に付け足すのですが、誤った書き方として「○○部長様」などと書いてしまう人がいます。
役職名はすでに単体で敬称になっているため、この後に「様」を付けるのは間違った使い方です。
会社内の上司などへのメールの場合は、「○○部長」のような表記でも問題ないでしょう。
しっかりと相手の名前を記載することにより、間違いメールと思われることもなくなりますので、間違ってもいきなり本文を書き始めることのないようにしましょう。
本文の書き方
本文の書き始めには、挨拶文をつけるようにしましょう。
取引先などの外部へのメールの場合は「お世話になっております」、初めてメールをする場合や取引前の相手に対しては、「お世話になります」が一般的です。
社内メールの場合は「お疲れ様です」で良いでしょう。
文章の構成としては、PREP法（①結論 ②理由 ③事例 ④まとめ）に沿って作成するのが望ましいです。
「長々と説明をしたはいいが、最終的な結論がわからない」なんてことにはならないようにしましょう。
文章の終わりには「よろしくお願いいたします」でしめるのが代表的とされています。
なお、基本的には1通のメールにより1つの件を記載するようにすると、受け取り側の混乱を招く心配もありません。
署名の付け方
署名とは、メールの最後につける自分の名刺のようなものです。
メールを作成する前に署名をあらかじめ設定しておけば、自動的に追記される形になります。
この情報を見て相手が連絡をとったり情報を知ったりすることもあるので、なるべく詳細な情報を載せるようにしましょう。
署名は複数登録して使い分けることができるので、社外向け、社内向けというようにそれぞれ登録しておくと良いかもしれません。
ファイルの添付方法
ファイルを添付する際には、気を付けたい点がいくつかありますのでご紹介します。
データ容量を確認する
自分のパソコンでは問題なく添付できたとしても、受け取り側ではファイルのデータ容量が大きすぎて受信できない可能性もあります。
大事なファイルを共有できないとう状況を避けるためにも、ファイルを送るときにはサイズを事前に確認するか、なるべく小さくなるよう圧縮などをして添付するようにしましょう。
ウイルスに感染していないか確認する
自分が送信したメールがウイルスを持っていたとなれば、相手からの信用が落ちるだけでなく、相手側の業務にも支障をきたしてしまうことになります。
相手の立場になればわかりますが、一度ウイルスを送ってきたような人はあまり信用できなくなってしまいますよね…。
順調な取引を続けるためにも、絶対にウイルスに感染したファイルを送信しないようにしましょう。
ウイルスが感染しているかを確認できるツールもありますので、このようなものを活用すると良いと思います。
ファイルを添付していることを本文に記載する
文面に何も書かずにファイルを添付しても、相手が気づかない可能性があります。
重要なファイルであれば特に、相手の確認を促すためにも、本文にファイルを添付していることをしっかりと記載するようにしましょう。
目的のファイルかどうかしっかり確認する
膨大なファイルを管理している場合、添付するときに誤ったファイルを送ってしまう可能性があります。
情報漏えいや、もう一度送らなければいけない二度手間をなくすためにも、正しいデータであるかどうかを再三確認するようにしましょう。
見やすいメールを心掛ける
ビジネスメールにおいては、見やすさというのも大切な要素の一つです。
改行をせずにだらだらと文章を長く書いたり、要点が分かりづらかったりすれば受け取り側はすばやく理解することができません。
コツとしては、1行の文字数は長くても30文字程度にすることや、必要であれば箇条書きにすること。
また、誤って二重敬語を使用していたりしても良い印象は残せませんよね。
自分で読んでも、分かりやすい文章になった、というレベルになるように体裁を整えていきましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
ビジネスシーンにおいては、たかがメール、されどメール。
書き方や送り方一つで、相手の信用にも繋がります。
顔が見えないからこそ、誠実で丁寧な対応を心掛けることで信用も高まり、スムーズなやりとりができるようになります。
実際に会社に入ってからビジネスメールの作り方を1から教わることは少ないと思いますが、入社してばかりでもメールを送らなければいけない場面はありますよね。
恥ずかしい思いをしたり相手に失礼にならないためにも、今回ご紹介したビジネスメールのポイントを抑えて、ビジネスシーンに最適で綺麗なメールを作ってみてくださいね。