会社に勤めていると、上司など社内間でのメールのやり取りをすることは多々あるかと思いますが、相手に失礼のないやり取りができていますか？
自信を持ってYESと答えられる人は案外少ないのではないでしょうか。
そこで今回が、上司へメールをする際に気を付けておきたいポイントを一つずつ紹介していきたいと思います。
まだ上司とのメールが慣れていないという方はもちろん、現状不足が無いと思い込んでいるあなたも、今一度見直してみてください！
さっと読める目次
お疲れ様とご苦労様の違い
これはかなり初歩的なことですが、基本的な丁寧な言葉を使うよう心がけてください。
要件とは無関係に、冒頭は必ず「お疲れ様です」と始めましょう。
そんな初歩的なことできているよ！と思われるかもしれませんが、これができていないというケースは少なくありません。
また、「お疲れ様です」ではなく「ご苦労様です」と挨拶してしまう人をよく見かけますが、これは間違いです。
ご苦労様という言葉は目上からかける言葉なので、くれぐれも気を付けてください。
ほんの些細なことかもしれませんが、こういったことの積み重ねが相手からの信用度に大きく影響します。
自分のことは謙譲語、相手のことは尊敬語を使うようにしましょう。
謙譲語や尊敬語の区別ができないといった方は、まずはその勉強から取り掛かってください。
始めの挨拶と、いつもお世話になっているといった内容の文等は毎回必要なものなので、あらかじめテンプレートで登録しておくと間違いないし手間もなく楽ですね。
件名だけでおおよその要件がわかるように
皆さん、上司へメールを送る際「件名」ってどうしていますか？
「ご報告」といったアバウトな件名でメールを送っていませんか？
タイトルをパッと見たときに、内容がわからないような件名だと、複数のメールが届いているときなんかは後回しにされるなんてこともあります。
場合によっては、そのまま仕事の忙しさに紛れて「未読」のまま終わってしまうなんてこともあるかもしれません。
そういった可能性を無くすために、件名は可能な限り具体的にし、それを見ただけでおおよその要件がわかるようにしておくことが大切です。
できるだけ効率的にメールの処理をしたい上司にとって、これほど有難いことはありません。
例を挙げると、【ご報告】〇〇さんとの△△の契約の件といった具合です。
最後に自分の名前を添えることも忘れないようにしましょう。
件名を空白、挨拶にするのはNG
たまに、件名を空白にしてしまったり、「お疲れ様です」と挨拶を入れてしまったりする人がいますが、これは論外です。
相手に対して手間を惜しんでいるようで、失礼に当たってしまいます。
メール一件がその上司との今後の関係に大きく影響するといったことも無きにしも非ずなので、気を付けてください。
結論から述べる
メールの全体的な構成についてですが、まず要件からはじめます。
その後具体的な内容に入る前に、先に結論を言ってしまいます。
さきほどの【ご報告】〇〇さんとの△△の契約の件の件名のメールを例にすると、「△△の契約が無事に成立いたしました」という結論を最初に提示します。
その後、契約成立に至るまでの経緯の詳細や、付帯条件等は補足的に説明します。
この流れが、最もスムーズに内容が入ってくる構成なので意識しておいてください。
また、トラブル処理について報告する場合は「処理できた」「処理できなかった」どちらかの結果から書き始めます。
つまり、上司が最も知りたいであろう情報を頭に持ってくるということですね。
伝えるべき情報の優先順位が、そのまま記載する順番になるよう意識しながらメールを書いてみましょう。
箇条書きを上手く活用して見栄えをよくしよう
こちらもまた基礎的なことになりますが、メール全体の見た目にも意識を向けてください。
より短時間で正確にメールの内容が理解できるように、見た目をスッキリさせるよう心がけましょう。
良くないのは、ダラダラと長文を続けてしまうことです。
そこでおすすめなのが、「箇条書き」を上手に使うということ。
文章にすると長くなってしまう場合は、箇条書きを使って伝えたいポイントを際立たせてください。
会議の連絡をする場合でたとえると、「何についての会議か」「日時」「場所」「参加者」等と言ったように項目ごとに分け、「・」等を前に付けるととてもわかりやすいですね。
報告の場合も「・」を使って要点のポイントを整理すると一気に見栄えが良くなります。
要件が複数ある場合は、はじめに「要点は5つあります」といったように述べておいて、「・」で5つの要点を整理すると最高です。
くれぐれも私情は入れないように！
上司によっては、フレンドリーでいつも冗談を言うような気さくな人もいます。
あなたの会社にもそんな上司が一人や二人はいませんか？
そういった上司と実際に会話をしているときって楽しんですよね。
ただ、業務メールでやり取りをする際は、くれぐれも私情を入れないように注意しましょう。
普段のコミュニケーションなら多少の私情が入ることはさほど問題ではありませんが、業務のメールとなれば別です。
気さくな上司のことを考えて、つい気を緩ませて自分自身の話をしてしまうといったことはないように気を付けてくださいね。
もし、個人的にその上司に相談したい事や、業務とは関係の無い要件がある場合は、メールで告げずに直接アポを取るようにしましょう。
絵文字や顔文字は控える
普段はどれだけ気さくで、おちゃらけている上司でも、あくまで上司です。
どんな理由があっても、顔文字や絵文字を使うことはNGです。
ついつい笑顔の顔文字なんかを使いたくなる気持ちはわかりますが、そこは抑えてください。
本人は良かれと思って使っているとしても、本来顔文字というのはは友達や家族へのメールのときに使うものなので、上司に変な勘違いをさせてしまう恐れがあります。
「ああ、あいつは自分のことを同等だと思っているな」といった余計な勘違いをさせてしまいます。
上司から顔文字や絵文字のメールが届いたら？
また、万が一上司の方から顔文字や絵文字を使ったメールが届いた場合。
こんなとき、ついついこちらも顔文字で返したくなるんですよね。
ですがその気持ちはセーブして、顔文字や絵文字を使わないでおきましょう。
そうすることで、「ああ、あいつはメールでも律儀だな」というプラスの印象を与えることができるでしょう。
部下と上司の関係である以上、余計なリスクは回避しておくにこしたことはありません。
また、びっくりマークやはてなマークといったものも極力控えるようにしてください。
最後に
上司へメールを送る際に気を付けておきたいことをまとめました。
こうやって見てみると、どれも当たり前のことなんですよね。
何も難しいことではありません。
逆を言えば、これらのミスをしているということは、非常にもったいないことです。
今すぐに改善できることばかりなので、心当たりのある方はぜひこれを機会にメールのやり方を改めてみてください。
せっかく普段お仕事を頑張っているのに、たった一通のメールがきっかけで、上司から良くない印象を持たれてしまっては残念ですよね。
とくに、「お疲れ様です」と「ご苦労様です」といった尊敬語と謙譲語の違いや、絵文字や顔文字の有無は大きなマイナスポイントとなる可能性があります。
初歩中の初歩なのでとくに気を付けてください。
あとは、本文の構成部分で、常により簡潔で伝わりやすくなるにはどうすれば良いかということを考えながら、ときには文中に箇条書きなどを用いて工夫してみましょう。