2018年の年末調整でマイナンバーは必須【情報まとめと対応の無料ソフト】

マイナンバー制度の導入により、今までの年末調整とはやり方が変わってくるという話しをよく聞きますが、実際はどのように変わるのでしょうか？マイナンバーをどこで使うのかがいまいち理解できていない方は多いはずです。

今後年末調整においてマイナンバー記入は必須となるのでが、それがどこまで必要なのか？誰のマイナンバーが必要になるのかをまとめたのでご紹介していきます。

マイナンバー制度で年末調整はどう変わった？

マイナンバー制度が始まる前の時期と変更した点は、単純に年末調整にマイナンバーを記入するかしないかの違いです。本来であれば、年末調整の際に提出する扶養控除等申告書、配偶者特別控除申告書、保険料控除申告書にはマイナンバーの記載は必要とされていましたが、平成28年3月31日付けでマイナンバー制度の見直しがあったので、とりあえず今は扶養控除等申告書のみの記載で良いとされています。

まだまだ発展途上なマイナンバー制度なので今後も制度の見直しは行われるはずです。なので、また年末調整への記載方法が変更になることは十分に考えられる事です。

扶養控除等申告書に記載するマイナンバー

マイナンバーを記載するのは、扶養控除等申告書だけですが本人とその控除対象となる扶養者、扶養家族のマイナンバーを記入します。記入した後には、マイナンバーを確認しなくてはいけないのですが、本人のマイナンバーは会社で確認し、扶養家族のマイナンバーは本人が確認することになります。

源泉徴収票も変更

マイナンバーの導入に伴い、源泉徴収票にも変更点があります。まずは用紙サイズが大きくなったこと、今までの２倍の大きさになりました。変化の理由として、記載事項が増えたという点が考えられるでしょう。増えた記載事項は、従業員本人の個人番号欄、扶養家族の氏名と区分、および個人番号欄、給与を支払った個人事業主のマイナンバー、または企業などの法人番号欄です。

マイナンバー制度導入後の年末調整で気をつけたいポイント

マイナンバーは大切な個人情報ですし、取扱には細心の注意が必要となってくるでしょう。それに伴いマイナンバー制度導入後の年末調整では気をつけなくてはいけないポイントがいくつかあります。その取得方法や管理方法、利用目的などを明確にしなければいけません。

マイナンバー取得時の注意点

従業員からマイナンバーを取得する時には本人確認と利用目的の明示が、法的に義務付けられています。書類に記載されているマイナンバーが正しい番号であるか？を通知カードで番号確認し、書類を提出する人がその番号の正しい持ち主であるか？を運転免許証などを使って身元確認をします。

マイナンバー管理時の注意点

会社が従業員のマイナンバーを取得した際には、安全管理措置というルールで厳重な管理をしなければいけないことが法律により決まっています。万が一漏らしたり、紛失、欠損をさせてしまうと特定情報保護委員会から指導や勧告を受ける事態になってしまうでしょう。

そうならないためにも技術的なリスクヘッジ、物理的リスクヘッジ、組織的および人的な教育や管理が義務づけられています。

マイナンバー取扱時の注意点

マイナンバーは誰でも取り扱えるわけではありません。取り扱いができるのは、本人と一部の取り扱い担当者のみとなっています。その担当者も厳重な管理ができる人間でなければいけません。またマイナンバーを実際に利用した場合、その時の記録も義務付けられています。

他にもマイナンバーを記載した書類は、一定期間の保存を義務付けられており、その場合は保存期限を過ぎた書類は即廃棄をしなければいけません。

年末調整のマイナンバー手続きを簡単にするには？

平成２８年分より年末調整や源泉徴収票などへのマイナンバーの記載が必要となります。それに伴い、本来の年末調整や源泉徴収票の作成、また給与支払い報告書の作成が、より複雑になってしまうことでしょう。今までの方法でもあいまいなままであるのならなおさらで、このマイナンバー制度導入をきっかけに年末調整などの方法を一度見直してみてはいかがでしょうか？

普通の流れであれば、本社から年末調整の紙が送られてきて、それを従業員に配りそれぞれ記入してもらう。しかし従業員もどのように記入すれば良いのか把握をしていないため、結局ひとりひとりに説明しなくてはいけない・・毎年このような流れにうんざりしている人も多いことでしょう。

無料の給与ソフトを利用して年末調整の簡略化

マイナンバーの処理を含めて面倒な年末調整の処理は、無料の給与ソフトを利用して年末調整の簡略化することが可能です。freee (フリー)という給与計算ソフトが簡単でおすすめです。freeeは、年末調整に必要なマイナンバーに対応しているクラウドソフトです。

freeeはクラウドソフトで、オンラインですべての処理が可能です。年末調整の時期に、従業員にオンライン上で入力するだけ。また、入力は簡単なステップ形式の画面になっているので、入力がわからないという心配もないでしょう。

計算は、すべて自動なので計算間違いも一切ありませんし、わからないところがあれば、サポートに問い合わせればすぐにアドバイスをもらうことができます。

マイナンバー管理もfreeeで可能

マイナンバー制度の導入により、マイナンバーの厳重な管理が会社には義務付られています。あなたの会社ではどのような管理方法・体制を取っていますか？どうせなら、コストをそこまでかけずに少しでも簡単に管理できるのであれば、それに越したことはありません。

freeeは低いコストでマイナンバーを手軽に管理できますし、管理に高価なシステムを導入する必要はありません。といっても心配になるのがセキュリティー対策ですが、しっかりと安全管理措置に沿って、金融機関並みのセキュリティ体制となっています。

マイナンバーを収集する際に、不安になるのが物理的なトラブルではないでしょうか？freeeであれば、収集から破棄までが、全てクラウド上で完結するので手間も心配も一気に減らす事ができます。

freeeの利用料金

freeeを利用しての年末調整や、マイナンバー管理を考えた場合気になるのは、どのくらいのコストがかかるのか？という部分ですね。給与計算freeeを利用するのに、基本料金は月額1980円で、登録後は無料で30日間利用できます。従業員が4名以上いる場合については、4人を超えるたびに１人月額300円を追加する事によって利用できるようになります。

給与計算freeeがあれば、マイナンバー管理機能がついているので、収集や保管などのマイナンバー管理が非常に便利になります。また、給与計算を効率的になるので、年末調整が楽になるのは言うまでもありません。

まとめ

2016年にマイナンバー制度が導入され、それに伴い年末調整の方法も大きく変更しています。また、各従業員のマイナンバーの管理にも細心の注意を払うように義務付けられているので、管理方法にも頭を悩ませる会社もあることでしょう。このマイナンバーの安全対策に大きなコストをかける会社もあるはずです。

しかし、マイナンバーの管理に大きなコストをかけるのは、中小企業などにとっては正しい投資といえるでしょうか？年末調整業務やマイナンバーの管理は、freeeを使うことによって最大限のコストを労力を減らす事はできます。そこで生まれるコストや労力を、別の投資に向ける事ができれば会社の業務や運営も大きく効率化するはずです。

こういったことから、社労士の方もfreeeをおすすめしています。ぜひ一度お試しになってはいかがでしょうか？

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