会社の経理や人事を担当している方にとって、入社手続きは重要な業務のひとつですね。新しく雇用された方が、スムーズに勤務ができるように、入社手続きはより効率的に済ませたいものです。しかし、この入社手続きは慣れている方や、方法が確立されている会社であればそこまで難しいことではないのですが、そうではない場合非常に面倒な業務のひとつともいえます。
さらに2016年からはマイナンバー制も導入され、なおさら入社手続きも複雑になりますね。入社手続きがもっと効率的になれば、業務への負担が大幅に軽減されるという人もいるでしょう。そのような方に向けて、入社手続きをいかに効率的にしていくポイントをいくつかお伝えしていきます。
さっと読める目次
入社手続きはまず書類集めから
新しく従業員を採用した場合、採用したからといって次の日からすぐに働いて下さい、ということにはなりません。採用が決まったらまずはその従業員の情報を確認し、必要書類を提出してもらいましょう。その会社によっても必要書類は違ってくるとは思いますが、一般的な会社であれば法律的により、社会保険の適用を受けている事がほとんどです。
そのような会社は義務として、期限内に従業員の保険加入の手続きを行なう事や、所得税や住民税、社会保険料を給与から徴収し従業員の代わりに納付しなくてはいけません。こういった手続きを行なうのには、採用した従業員の色々な書類が必要となります。
入社手続きに必要な書類
年金手帳
年金手帳は自分の手元にあるか、働いている職場に保管になっているはずです。会社に保管してあれば、退職時に返却をしてもらえます。もし万が一紛失してしまった場合には、社会保険事務所に行って再発行してもらいましょう。
雇用保険被保険者証
雇用保険被保険者証は、失業手当を受ける手続きをする場合に必要な書類となります。会社で保管しているので、退職時に貰える事ができます。紛失した場合はハローワークに行くと貰う事ができます。
源泉徴収票
源泉徴収票は年収や払った税金が記載されている書類で、働いていた会社で年末調整をした場合もらうことができます。入社した時期によって提出しなくてもよい場合があります。
扶養控除等申告書
扶養控除等申告書は採用された方に書いてもらう必要があります。税金などは扶養控除等申告書に記載された内容によって異なります。
健康保険被扶養者異動届
採用した従業員に配偶者や被扶養者がいる場合のみ提出してもらうもので、社会保険の手続きに必要な書類です。
給与振込先の届書
一般的に、会社で給与の振込先口座は指定されば場合が多いです。もし指定された銀行に口座がない場合は、新規で口座を作ってもらいましょう。
マイナンバー
マイナンバーは平成28年1月以降に入社した従業員からは集めなくてはいけません。扶養家族がいる場合は、その家族のマイナンバーも必要となります。
入社手続きは書類集め以外にもやることはある
新しく従業員を採用した場合、まずは書類を集めるわけですが、それで入社手続きが終わるわけではありません。他にもやることがたくさんあります。しっかりと把握しておかなければ、いざやるべき時に迷ってしまったりしてしまうので、順を追ってお伝えしていきます。
労働条件通知書の交付
新しく採用した従業員に労働条件通知書を交付しなくてはいけません。労働条件通知書とは、どこで働くのか？労働時間や休みの数、給料体系や退職の条件など労働契約に関する事を書面にしたものです。労働条件通知書を交付することは、労働基準法で定められています。
その会社によって様式も違ってくるでしょう。もし、そのようなものが会社にない場合、労働基準法違反にあたるので、すぐに用意する必要があります。
雇用保険・労災保険の手続き
雇用保険は、雇用保険被保険者資格取得届を、採用した次の月の１０日までにハローワークに提出しなくてはいけません。週に働く時間が20時間以上で、雇用が31日以上継続するのであれば、アルバイトやパートの方でも提出する必要があります。労災保険は採用した従業員全員が加入し、年間の保険料を納付します。
健康保険・厚生年金の手続き
健康保険・厚生年金の手続きは、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届を入社してから5日以内に年金事務所に提出しなくてはいけません。その従業員に扶養親族がいる場合、健康保険被扶養者届も必要となります。
健康保険・厚生年金は、アルバイトやパートの場合、1日の労働時間が正社員の4分の3以上で、1ヶ月に働く日数が正社員の4分の3以上であれば加入する必要があります。しかし、雇用形態が季節雇用や日雇い、2ヵ月以内という場合であれば、加入の必要はありません。
入社手続きを効率化する方法
入社手続きはその準備から書類集めなど、採用された従業員とのやり取りと総合的にみると非常に面倒な作業となります。しかし、会社にとっては重要なこととなりますし、手を抜くわけにはいきません。そこで考えたいのが、面倒な入社手続きを少しでも効率良くできないか？ということです。freee (フリー)というクラウドソフトを御存知でしょうか？
慣れない人にとっては、非常に手間のかかる入社手続きも、このソフトがあれば圧倒的に効率化する事でしょう。
従業員情報が簡単に収集できる
新しく従業員を採用した時に、まずその従業員の情報を集めなくてはいけません。どの書類が必要かを伝え、その書類が集まったらまた提出してもらうというのが一般的な流れですが、いちいち会社に来なくてはいけないというのは非常に面倒で手間のかかることでしょう。しかし、そんな面倒な作業もfreeeであれば、全てオンライン上で行なう事ができるので、大きな手間が省けるでしょう。
本人だけではなく、扶養家族の情報も同時に入力できるようになっているので、必要な情報を簡単に収集できるようになっています。スムーズに入社手続きを完了させるためにはfreeeは欠かせない存在になります。
健康保険や雇用保険の加入手続きが楽になる
入社手続きを進める上で、雇用保険や健康保険の加入はしなくてはいけない重要なことですが、加入手続きに必要な書類の作成に非常に手間が掛かります。そのような手間をfreeeが大幅に軽減します。収集した従業員情報から自動で必要な情報を収集し、加入に必要な書類に自動転記してくれます。
マイナンバー管理対応
平成28年からのマイナンバー制導入により、入社手続きがもっと手間が掛かる様になりました。マイナンバーは厳重に取り扱わなくてはいけないですし、その収集、管理、利用方法にも頭を悩ませる方も多いのではないでしょうか？しかし、そのような取り扱いに難しいマイナンバーもfreeeであれば収集、管理、利用に対応しているので負担なくマイナンバー業務を行なう事ができるでしょう。
他の業務も大幅に楽に
freeeを利用する事による業務の軽減は、入社手続きだけにはとどまりません。従業員アカウントごとに情報が残っているので、入社した後の住所や扶養家族の変更も簡単に変更が可能です。勤怠の登録も簡単にできるので、従業員情報と共に給与計算にも反映させる事も可能となっています。
また、源泉徴収票の出力も可能なので、従業員の退職時も非常に便利です。
まとめ
新しく従業員を採用することは、会社にとって非常に喜ばしいことです。新しい仲間、戦力が増えるわけですから始めから気持ち良く業務をこなしていってほしいものです。そのためにも入社手続きをスムーズに終わらせたいものですよね。入社が決まっているのに、入社手続きで手間取ってしまい、そのために入社が遅れてしまったという事態は避けなくてはいけません。
そうするには、いかに入社手続きを効率良くこなすかが大切になってくるでしょう。今回紹介したfreeeを利用すれば、入社手続きが大幅に効率化されることは間違いありません。いつも入社手続きに手間取っているのであれば、利用しない理由は見つからないかもしれませんよ。