企業において人材の就労時間などを管理する勤怠管理システムは、それぞれの企業において様々な形、やり方があるでしょう。企業の人材と一言でまとめても、パートやアルバイト、契約社員や派遣社員とその働き方も様々です。働き方が増えていく背景として、サービス産業が２４時間という営業形態を進化させてきたということが挙げられます。こういった様々な就業形態があるということは、それだけ勤怠管理が複雑になってきているということ、それに伴い勤怠管理システムを今以上に効率的に運用していく事が大切なのではないでしょうか。
さっと読める目次
勤怠管理システムの重要性
昨今では勤怠管理の見直しを図る企業が増えています。会社の経営のおいて、コンプライアンスを重要視するのであれば、勤怠管理はきっちりとしていかなくてはいけません。しかし、勤怠管理がなぜ重要なのかを理解している人は少ないはずです。
ブラック企業問題
メディアなどで多く取り上げられているのがブラック企業の問題です。ブラック企業は従業員を過重労働や違法労働により追い込み、それを常態化させている企業を指します。このようなブラック企業がスポットを浴びる事により、一般の企業においても労働環境に対して世間からは厳しい目を向けられるようになりました。労働基準法で定められている労働時間を規定内で管理しなくてはいけないですし、その労働時間に見合った給料を支払わなければいけません。労働基準法を遵守していなければ、訴えられる事もあるので、各従業員の勤怠はしっかりと管理しなければいけません。
従業員には適正な給料支給
ブラック企業は従業員にサービス残業をさせ、本来の労働時間に値する給料よりも少ないお金を払います。しかし、その逆のブラック社員も存在します。実際には働いていない不正の労働時間を会社に申告したり、タイムカードを押す時間をずらし本来は働いていないはずの時間の残業代を会社に支払わせようとする従業員です。勤怠管理を怠っているとこのような従業員の不正には気付けないことでしょう。結果的に、余分に給料を支払っている可能性も考えられるということです。
勤怠管理によって社内の問題にも気付ける
勤怠管理をきっちりとすることによって、社内の問題が浮き彫りになることもあります。例えば、同じ能力・業務スキルを持つ従業員がいたとします。片方の従業員は規定内の労働時間で業務を終わらせているのにも関わらず、もう片方の従業員はいつも残業をしている。こういった場合何か問題を抱えていたり、なんらかの理由で残業をしてしまっていると予想することができ、解決できるような施策にも着手していくことができます。細かな問題にも気付けるのは勤怠管理をきっちりとやっているからこそで、こういった小さな問題を一つずつ解決していくことで、業績のアップにも繋がります。
勤怠管理システムの種類やそれぞれのメリット・デメリット
どこの企業においても勤怠管理はしているはずですし、やり方やシステムが構築されていることでしょう。勤怠管理システムは大きく分けて３つに分ける事ができます。それぞれの特徴やメリット・デメリットについてご紹介します。
タイムカード
タイムカードで勤怠管理するのは一般的で、タイムカードを採用している企業は多いでしょう。出勤時や退勤時に打刻をするだけなので、非常に楽ですしそれを元に残業代や給料計算がしやすいです。しかし、タイムカードは基本的に従業員自らの手で打刻をするわけですが、やり方によってはいくらでも不正がしやすいというデメリットを抱えています。また、タイムカードとタイムレコーダーの場所でそれなりの広さの場所を確保しなければいけないのもデメリットでしょう。
オンプレミス型
オンプレミス型はサーバーに直接、システムをインストールする勤怠管理システムで、その方法によって好きなようにカスタマイズできるのがメリットとなっています。しかし、価格が高いのでコスト面や経費を総合判断しなければ、逆に損をしてしまう場合もあります。専用サーバーを用意するなど、企業内において専門的に詳しい人がいなければ、導入のハードルが高いのもデメリットといえます。
クラウド型
クラウド型は、サーバーを用意する必要はなくクラウド上で提供されているものを使う勤怠管理システムとなります。無料お試しなどで利用できる場合もありますし、非常に安い価格で導入することも可能です。保守やアップデートに待たされたり、費用が掛かる心配がないのも大きなメリットでしょう。しかし、使いやすいようにカスタマイズしたいと考えた場合、そのカスタマイズできる範囲が決められていたり、新しい機能を追加できないなどのデメリットもあります。
クラウド型給与計算ソフトfreee (フリー)
勤怠管理システムにはいくつかの種類があると紹介しましたが、1番おすすめできるシステムはクラウド型です。自社専用のカスタマイズができないというデメリットがありますが、何よりも無料お試しができますし、費用が安いという部分を考えると使う価値はあるのではないでしょうか？勤怠管理システムにコストはなるべく掛けたくないと考える経営者も多いので、そういった場合、クラウド型というのは最適なシステムです。中でもfreee (フリー)というクラウド型給与計算ソフトは、非常に使い勝手も良く、人気が高いシステムとなっています。
勤怠管理から給与明細の作成・配布までＷＥＢ上で完結
企業においての勤怠管理は、システムがしっかりと構築していなければ面倒なのはいうまでもありません。従業員の労働時間を把握し、給与換算する。さらに残業代も計算して給与明細を作成しなければいけないので、手間がかかって困っている方は多いでしょう。freee (フリー)を利用すれば、このような面倒な作業も必要最低限の手間でこなすことができてしまいます。
従業員個人の専用アカウントを作成し、そのアカウントに自分の出勤時間・退勤時間などの勤怠情報を入力するだけで、残業時間なども自動的に計算してくれます。もちろん、管理者による入力も可能ですし、確認するだけで勤怠管理が済みます。勤怠情報を確認し問題なければ、あとは給与明細書を作成するだけですが、それもワンクリックで終える事ができます。ややこしい保険料や所得税の計算も自動でしてくれるので、毎月の給与計算が楽になるのは間違いありません。
残業代の計算も自動で処理
従業員数が多く、雇用形態も多い企業であれば、従業員それぞれの労働時間も変わってくるでしょうし、ますます勤怠管理は大変になってくるでしょう。しかしfreeeの勤怠システムは、とことん使いやすさにこだわっているので従業員の勤怠情報が一目でわかるようなビジュアルになっています。従業員それぞれの時間外労働や、深夜残業、休日などを把握できなければ、適正な給与を支払う事ができないでしょう。freeeを使うことにより、こういった残業代の計算も自動でしてくれます。
有給休暇の管理も便利
従業員の有給休暇の管理は意外に面倒なもので、できれば効率化を図りたいと考えている方も多いはずです。freeeでは、有給休暇管理機能もついており、従業員１人１人の残りの有給休暇、取得状況などを自動で管理する事も可能になっています。記録として残るので、小さなミスも防ぐことができますね。
まとめ
近年では、コンプライアンスを重視する企業が増えており、以前に比べて勤怠管理の重要性が高まっています。勤怠管理には多くのメリットがあり、しっかりと管理する事で、時には効率的なコストの削減ができたり会社の業績をアップさせたりすることもあります。そのためには、その企業に合った勤怠管理システムの構築が求められます。色々なシステムがある中で、自社に導入すべきシステムは、どのようなシステムなのか？コスト面や運用面など様々な角度から判断し導入を検討したいものです。