個人事業主の方やフリーランスの方が、従業員を雇い会社を運営していく上で必要になってくるのが、源泉徴収票や給与支払報告書の作成です。これから独立を考えている方や、従業員を雇おうと考えている方にとっては理解しておかなくてはいけないこととなります。
会社で働いている給与所得者であれば、源泉徴収票や給与支払報告書の作成などは、その会社の担当者がやってくれていたので、何も難しいことはありませんでしたが、自分が経営者になるのであればそういったことも自分でしていかなくてはいけません。
今回は源泉徴収票や給与支払報告書がいったいどのようなものなのか？また作成をしていく上で、効率的な方法がないのか？といったところに焦点を当ててご紹介していきます。
さっと読める目次
源泉徴収と源泉徴収票とは？
源泉徴収票を作成する上で、まずは源泉徴収という制度を理解しなくてはいけません。源泉徴収とは、いわゆる所得税のことですが、会社が従業員の給与から所得税を天引きして、それを国に支払った金額のことをいいます。給与所得者の所得税は毎月源泉徴収という形で会社から天引きされるということになっていて、その金額を税務署に収めています。
源泉徴収制度
会社が給与所得者の所得税を源泉徴収という形で給与から天引きし、国に納めることを源泉徴収制度といいます。会社が従業員に給料などの特定の支払いをする際には、所得税を国に支払わなければいけないという決まりがあります。これは、所得税法で決められている事なので、会社の経営者はきちんと源泉徴収を行わなければ罰せられてしまうので、源泉徴収は従業員がいる会社っでは必ずしなくてはいけないことです。
源泉徴収票
源泉徴収票を、一般的な会社で働いたことがある人であれば1度や2度目にした事があるはずです。12月や1月の給与明細書と一緒に配布される事が多いのではないでしょうか。簡単に言えば、その年の年収と年収に対して支払った所得税、公的年金などが記載されている票となります。自分の年収を確認する場合、源泉徴収票を見る人が多いです。
給与支払報告書とは？
給与支払報告書とは、1年間従業員に給料を支払った場合、その会社がその従業員の住んでいる市区町村に提出しなければいけない書類のことです。個人別明細書と総括表が一緒になった書類のことです。毎年1月31日までに提出しなければいけません。対象者は1年のうちに1度でも給料を支払った人が対象になります。
個人別明細書
個人別明細書は基本的に、中身の内容は源泉徴収票と同じです。では、源泉徴収票か個人別明細書のどちらかがあれば良いのは？と思われがちですが、その用途が違ってきます。それは個人別明細書の提出先は税務署ではなく、市区町村に提出しなければいけないのと、所得税ではなく住民税と国民健康保険の計算であるということがあげられます。
給与所得者の、名前や住所、給料の金額や保険控除金額などの記載は、源泉徴収票と変わりません。
総括表
総括表とは給与の支払期間や給与支払者の氏名などを記載した、個人別明細書の表紙となるようなものです。提出する市区町村ごとに1枚ずつ添付しなければいけません。この総括表と個人別明細書がセットになったものを給与支払報告書といいます。
源泉徴収票と給与支払い報告書の入手から提出までの流れ
源泉徴収票と給与支払報告書の作成は、給与計算などに慣れている方にとっては難しくないことかもしれませんが、慣れていない方にとっては入手方法からどこに何を提出するのか、などわからないことだらけではないでしょうか？そういった方に向けて、源泉徴収票と給与支払報告書の入手から提出までの流れについて触れていきます。
源泉徴収票と給与支払報告書の入手
源泉徴収票と給与支払報告書はそれぞれ別の場所で入手することができます。国税庁のＷＥＢサイトでは源泉徴収票を、それぞれの市区町村のＷＥＢサイトで給与支払報告書をＰＤＦで手に入れる事ができます。手書きで作成したい方は、それぞれのＷＥＢサイトから手に入れるようにして下さい。
もしエクセルでのフォーマットが欲しい、パソコンで入力したいというかたは「RescureRangerｓ」というサイトからエクセルデータを入手できるので、ぜひ活用して下さい。
源泉徴収票と給与支払報告書の記入
それぞれの書類が手に入れば、それに必要なデータを記入していくわけですがここがさっぱりわからなければ、なかなか前に進めないはずです。しかし、ややこしいと思っている源泉徴収票と給与支払報告書の記入ですが、順を追ってその通りに記入していけば、何も迷う事はありません。
ネット上には源泉徴収票と給与支払報告書の記入方法を1から非常に詳しく説明してくれているサイトがたくさん存在します。その通りに記入していけば、ある程度給与計算ができる人であれば記入は難しくないかもしれません。「源泉徴収票 作成方法」などで検索すると、多くのＷＥＢサイトが出てくるので、その中でも見やすくわかりやすいサイトを見つけてみましょう。
源泉徴収票と給与支払報告書の提出先
源泉徴収票と給与支払報告書の提出先はそれぞれ異なり、源泉徴収票はその会社が管轄する税務署に翌年の1月31日までに提出しなければいけません。給与支払報告書の提出先は、その従業員が翌年の1月1日に住んでいる住所の市区町村に、源泉徴収票と同様1月31日までに提出をしなければいけないようになっています。
源泉徴収票と支払報告書の作成を最も簡単にするソフト
個人事業主やフリーランスの方で、源泉徴収票・給与支払報告書を毎年作成しなければいけない場合、慣れていないと手間取ったり、余計な時間を要してしまうことがあるでしょう。こういった経理の業務は、経営者と言えどそれなりの知識がないと大変ですし、作業もスムーズに進まないはずです。
しかし、会社を経営していく上で必要なことですし、どうにか簡単にできないかと考えますよね。そういった時に、非常に役に立つソフトがクラウド給与計算ソフトのfreee (フリー)です。このソフトを使えば、源泉徴収票を驚くくらい簡単に作成できますし、給与支払報告書の作成も非常に楽にできてしまいます。
その年の様式に対応
毎年源泉徴収票はフォーマットが変化しますが、必ずその年度分の源泉徴収票を使用しなければいけません。平成２７年分と平成２８年分の源泉徴収票も大きな２つの変更がありました。まずは、用紙サイズの変更で２７年分はＡ６のサイズでしたが、２８年からはＡ５サイズになりました。また、２８年からマイナンバー制の導入に伴い、マイナンバーの記載事項が増えたのも大きな変更点になります。
このように、毎年フォーマットが変更すると源泉徴収票をどのように作成して良いのか迷ってしまいます。しかしfreeeであれば、その年の様式に対応した源泉徴収票を作成することができるので、毎年悩む必要はなくなるでしょう。
面倒な作業を極限にまで減らす
源泉徴収票と給与支払報告書の作成は、1度も作成をしたことがない場合は何から手を付けて良いのかもわからなくなることも多いです。そのような方のために、ネット上には1連の流れを非常に詳しく説明してくれているサイトもありますし、以前に比べると源泉徴収票も給与支払報告書も誰でも作成しやすい時代になりました。
しかし、いくら詳しい作成方法が記載されていようとも、1から用紙を入手しそれに記入し提出するとなると、負担が大きくなるのは変わりません。このような面倒な作業がfreeeを使う事により大きく軽減されます。
従業員に配布しなければいけない源泉徴収票も、ＰＤＦ出力ができるので従業員自らの手で印刷が可能です。給与支払い報告書も送付先窓口の宛名ラベルも同時に印刷できるので、市区町村への提出の負担も大幅に減る事でしょう。
まとめ
平成２８年分からマイナンバーが導入され、さらに記入がややこしくなった源泉徴収票ですが、それと同時に給与計算ソフトなども以前よりどんどん進化していっています。freeeは源泉徴収票や給与支払報告書などを初めて作成する方でも簡単に作成できるように開発されていますし、このような経理業務が苦手な方でも違和感なく利用できることでしょう。
まずは、無料でお試し利用ができるので、どのような使い勝手なのか試してみる事をおすすめします。