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出張時の段取りで気を付けなければいけないこと【必要な持ち物は?】

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出張前の準備というのは、その出張先での業務の出来に大きく影響してきます。より気持ちよく業務に打ち込めるよう、出張前はいろんなことに目を向ける必要があります。持っていくものを選んだり、社内での連絡や仕事の調整をしたり、出かける前にやらなければいけないことがいくつかあります。

 

そこで今回は、出張経験が浅い人や、初めての出張を控えているといった方たちのために、出張前にやっておくべき段取りについて詳しく解説していきます。スムーズに出張業務を成功させたいという方は必見です!

段取りを明確にする

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出張時にで最も肝心なのは、段取りを明確にすることです。出張日前日になって、会社への連絡や資料の手配などを慌ててやりだすなんでことは避けたいですよね。うっかり関連部署に伝えてなかったなんてミスもたまに耳にします。そういったことがないように、準備の手順をチェックしていきましょう。

事前にスケジュールをチェック

決まった日程や予算で計画を経てて遂行しなければいけない出張。飛行機や電車に1本乗り遅れたことによって訪問先に到着するのがぎりぎりになってしまったり、最悪の場合遅刻してしまったりなんてことは実際にあります。

 

「自分はそんなミス絶対にしない」と思う人もいるかもしれませんが、くれぐれも前もってタイムスケジュールを組んでおくようにしましょう。スマホのアプリやポータルサイトを使えば簡単に調べられるので、事前にチェックしておきましょう。

 

出張先が自社の営業所である場合は、遠慮せずに駅からどれくらいかかるのか確認しておきましょう。事前に調べられることは可能な限り調べておくということを心がけておいてください。

宿泊先は事前に予約する

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宿泊先の事前予約は済ませていますか?必ず予約しておいてください。飛び込みの場合満室で入れないことがあります。

 

大阪や東京、名古屋、札幌、福岡、仙台などの都心部の場合、たくさんホテルがあるから別に予約しなくてもいいやと思われるかもしれませんが、周辺で大きなイベントごとがあった場合のことを考慮してやはり予約しておくことが無難でしょう。

 

万が一人気アーティストのライブや注目されているスポーツの試合等が近辺で開催されていた場合、市内はもちろんその周辺のビジネスホテルさえ押さえることが難しくなります。

 

そんなこんなでやむなく結局漫画喫茶なんかで寝泊まりするなんてことになると、疲れは溜まるし翌朝の身だしなみチェックすらできません。

 

ですので、地域に関わらず絶対に宿泊先は事前に予約しておきましょう。インターネットの予約サイトなんかで予約すると、ポイントも溜まるのでお得ですよ。

どんな宿を取ればいい?

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電車一本で行ける範囲で

まず第一に、訪問先へのアクセスを考慮すること。ひょっとすると、訪問先の近辺に宿が無いかもしれません。

 

そんな場合は、ただ単に距離で選ぶのではなく、訪問先へ行くまでの乗り継ぎの有無で決めてください。トラブルの可能性を最小限にするため、「1本の電車で行ける範囲」で宿を取りましょう。

ホテル内で仕事ができるか

ホテル内で仕事をすることもあるかもしれません。念のためにパソコンや書類が広げられる程度のデスクスペースがある部屋を選んでおきましょう。

 

また、無料ネット接続サービスがあるホテルも有難いですね。基本的に大手ホテルチェーンであればこれらは備わっています。

その他

その他にも、「朝食が付いているかどうか」「近くにコンビニがあるかどうか」、「コインランドリーがあるかどうか」といったこともチェックポイントですね。最近では比較的安価で朝食を提供してくれたり、中には無料で朝食を付けてくれるホテルなんかもあります。コストを抑えたい場合はこういったサービスが充実しているホテルを選ぶのも良いですね。

 

ほかにも「アメニティが充実しているか」「大浴場があるか」等個人個人でいろんなニーズがあると思います。ホテル宿泊サイトを利用すればこれらの細かい情報が一目でわかるのでホテル選びにはとても便利ですよ。

取引先や関連部署への連絡は忘れずに!

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同じ部署内であれば自分がどこどこに出張へ行くということは認識されていることだと思いますが、盲点になりがちなのが普段から密に連絡を取り合っているような取引先やいっしょに仕事をしている関連部署の人への不在連絡です。

 

自身が不在になると、その間停止してしまうような業務はありませんか?今一度考えてみてください。

 

そういった相手には、出張前に不在になるというメールを出すなど事前に対応しておきましょう。想定できる範囲の不在時のトラブルなんかも、事前に対処法について話し合っておきましょう。

「ホウ・レン・ソウ」を強く意識する

気心の知れた同僚や上司がいたり、自分の周りにデータや資料があっていつでも取り出せる自分の会社はいわばホーム。一方で突発的なトラブルが起きる可能性がある出張先はアウェイです。

 

そんなトラブル時にも瞬時に対応できるよう「ホウ・レン・ソウ」をいつもより強く意識しておきましょう。出張後にミスに気が付いたり、結局上司に事後報告をすることになってしまっては、あなたの力量が問われかねません。

 

そうならないために、出張先では報告、連絡、相談を常に行う姿勢で石橋を叩いて渡るように慎重に業務を遂行しましょう。万が一のトラブル時は、「あとあと大事にならないために今自分は何をすべきか?」ということを常に自分に問いかけてください。

出張時に必要な持ち物

最後に、出張時に必要な持ち物と、忘れがちなものをおさらいしておきます。出張時はどんなものが必要なのでしょうか?

パソコンや資料、名刺等業務で必要となるもの
歯ブラシや髭剃りなど普段使っているもの
着替え
電車や航空機のチケット
パソコンやスマホ、デジカメなどの重電機器
筆記具などの小物類

ざっくりと、出張時に必要なのはこれら6点となります。他にも、普段飲んでいる薬などあれば忘れないように気を付けてください。また海外への出張であればコンセントや変圧器といったものもお忘れなく。

 

どうしても衣類がかさばって邪魔だという場合は、現地でリーズナブルなものを調達するという手段もあります。

 

ファストファッション系のショップやコンビニで安く手に入れることができます。充電器なんかもほとんどの場合コンビニで購入できるので万が一忘れた場合も購入できます。

ネクタイとコンタクトは日数分用意

結構忘れてしまいがちなのが、ネクタイとコンタクトレンズ。ネクタイはちゃんと日数分用意しておきたいところです。コンタクトレンズも、ワンデータイプを使っているならきっちり日数分確保しておきましょう。

 

出張期間にもよりますが、基本的にはこれらの荷物はできるだけコンパクトにまとめておきたいところです。小型のキャリーバックに詰め込める程度がベストです。飛行機を利用する際、荷物が大きすぎて機内持ち込みできなかった場合、余分な手間がかかってしまいます。

まとめ

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いかがでしたでしょうか?以上が出張時に気を付けたい事、持ち物リストです。仕事とはいえ、普段とは異なる場所で仕事ができるとあって、ちょっとした旅気分が味わえてわくわくするものですが、浮かれすぎは禁物です!

 

メインはあくまでお仕事なので、上司に「次からも君に任せたい!」と思わせるような仕事っぷりを発揮したいですよね。そのためには、事前の段取りが大切になります。心置きなく業務に打ち込めるように下準備をしっかりしておきましょう!

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編集部:まちゃみ

編集部:まちゃみ

インターネットでの情報配信に興味を持ち始めてから、自分の知識を活かした様々な美容情報を投稿し続けています。私の記事がみんなにお役に立てれば幸いです。

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