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仕事を効率的に終わらせるコツとは?【一生懸命頑張ることだけじゃない】

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「なかなか自分が思うようにスムーズに仕事が終わらない」「もっと素早く仕事をこなせたらどれだけいいか」なんて考えている方は多いのではないでしょうか。頭では効率的に終わらせたいと思っているはずなのに、実際にはなかなかイメージ通りにはいかないんですよね。
そこで今回は、仕事を効率的に終わらせるためのコツについてご紹介します。これであなたも必死で仕事を終わらせる必要がなくなるので、ぜひ参考にしてください!

「がんばる」ということを一旦忘れる

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「残業続きで心身やられてしまう…」「仕事が全く進まず途方に暮れる…」といった方は多いでしょう。そんなとき、「目の前に仕事がたくさんあるのは、信頼されているあかしだ!」と自分を鼓舞してなんとか頑張ろうとするんですよね。

 

ですが、そういった生活をずっと続けていけるかというと、難しいです。歳を重ねるにつれ体にガタがくるし、家庭ができたりするとそれこそ大変です。年齢には逆らえないもので、実際にある程度の年齢までいくと格段とスタミナが下がります。

 

現状自分を奮い立たせることでまだなんとか頑張れているという人も、将来のことを考えると不安になってきますよね。そこで、まず「必死になって頑張る」というマインドをいったん捨ててください。

 

息抜きでリフレッシュしたり、無駄な時間を削減したりして、いかに集中力を高めるかということにフォーカスします。では、具体的にどんなことをすれば良いのでしょうか?これから仕事の効率を一気に上げる方法、時間を上手に使う方法を紹介していきます。

漠然と仕事を始めていませんか?

多くの人は出社して真っ先にメールのチェックから取り掛かるでしょう。では一通りチェックが終わると次は何をしますか?ここでただ漠然とメールの返信をしたり、途中になっていた仕事の続きを始めたりしている人は、ひょっとすると時間を有効活用できていないかもしれません。

 

今日はどんなことをするのか、どこまでタスクを終えるのか、どんな会議が入っているのか、一通り一日の予定を確認する時間を設けることが大切です。

 

これをしないと、「せっかくやり始めた仕事が良いところまできたのに会議が入ってしまった」「理想は今日終わらせたかったはずなのに、違うことで手いっぱいになってしまった」等ということになり、結局その日残業しないといけなくなります。

タスクに優先順位をつける

ですので仕事を始める前に、必ずその日一日にやるべきタスクの「優先順位」を明確にしておきましょう。やるべきことをメモ帳に書き出し、それらを相対的に見て優先順位をざっくりつけます。

 

優先順位が同じくらいのものは、仕事量が少ない順から片づけていきましょう。その方が頭がスッキリして集中できるからです。タスクをクリアしていくごとに、線を引いて消していきましょう。割り込みの依頼が入った際は順次組み替えていきましょう。

始めに設けられた期限が全てじゃない

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あなたは仕事の期限内に絶対に終わりそうにない仕事を抱えているときどうしますか?「あと2日に迫った期限、絶対にそれまでに終わらせないと」と奮い立たせて頑張る人は多いと思いますが、ここで一度、この仕事は絶対にあと2日間で終わらせなければいけないのか?と考えてみてください。

 

残業続きを覚悟で無理に取り組むことしか考えていないのであれば、期限を延ばす交渉をするというのも選択肢として常に持っておいてください。「もうちょっと期限を延ばしてください、なんて恥ずかしくて言えない」と思っている人は正直一人前には程遠いです。

 

残された2日間で無理やり終わらそうとする仕事と、最後の詰めまできっちり余裕を持って終わらせられる仕事、どちらがクオリティの高い成果物を仕上げられるでしょうか?言うまでもなく前者ですよね。

見せかけ期限の可能性も

また、その期限もいわゆる「見せかけ期限」である可能性もあります。一先ず余裕を持って設定した期限だから、本来はもう少し遅れても大丈夫な見せかけ期限かもしれません。

 

そんな期限に振り回されて死に物狂いで頑張るなら、なるべくはやく正確な期限にチェンジしてもらった方が良い訳です。ですので、余計なプライドは捨てて期限内に終わらせることがどうしても厳しい場合は事前に延長の交渉をするよう心がけてください。

100%その日に終わらせる必要はない

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やるべきことを完遂してから家に帰りたいという気持ちはわかりますが、常にすべての仕事を完璧に終わらせられるわけではありません。また、残業をしてでも仕事をやり遂げるということが必ずしも良いとは限りません。

 

上司からは「ああ、あいつはどんどん仕事をやってくれるな」と思われ次の日も、また次の日も同じような規模の仕事をどんどん押し付けられるという悪いサイクルになってしまうこともあります。これだと、頑張れば頑張るほど大変になっていくようで、いよいよやっていられないですよね。

 

こういう人は、大抵の場合持っている力を常に全力で出し切ろうとします。少し余力を残しつつ仕事をするということを心がけて仕事に取り組んでみてください。

上手に手を抜く

体がきついなと思うときは意図的にギアを落としたり、手を抜けそうな部分は手を抜いてみたりといったことも時には必要です。

 

スポーツ選手なんかを見てみると、常に縦横無尽に走り回って全力でプレーしているという人はいないですよね。そんなことをしていては本当に力を発揮したいときにスタミナ切れで力が発揮できなくなります。手を抜けそうな部分はしっかり手を抜いて、ここぞというところで全力を出しています。

 

仕事でも同様のことが言えます。一日中ずっと全力でやったり、残業を惜しまずやっていると定年まで身体が持ちません。自分なりに、ウェイトをかける部分とそうでなくて良い部分を見極めながら仕事をこなしていきましょう。

プチ休憩を挟もう

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皆さん、仕事で煮詰まっているときにプチ休憩を挟んでいますか?どれだけ集中力のある人でも、それがずっと続く人はいません。集中が途切れた時はこまめに休憩を挟んでください。

 

仕事の合間にタバコを吸って一服したり、ちょっとコーヒーを買いに行ったりすることで、驚くほど集中力が再生産されるものです。

 

自分だけ休んでるみたいで罪悪感を感じてできないという人もいるかもしれませんが、ほんの数分目の前のタスクから離れるだけで脳がリフレッシュされるなら、むしろ積極的に行うべきです。

30分おきに数分休憩

もう一度デスクに戻ってきてから集中して仕事に取り掛かれば良いのです。人間の集中力はもって30分前後と言われているので、30分おきに数分の休憩をとるというのが望ましいです。

 

また周りに軽く雑談ができる人なんかがいると良いですね。ただ一人で黙々とするのと、たまに雑談を交えながら仕事をするのとでは、これまた集中力の度合いが全く異なります。

 

社内でよく無駄話をしているように見えるおじさん社員を見かけるかもしれませんが、あれは完全な無駄話ではなくお互いに意味のあるやり取りだったりします。適度に仕事とは全く関係の無いことで脳を使うということが、仕事を効率的に進めるうえで最も重要なテクニックです。

まとめ

いかがでしたでしょうか?以上が仕事を効率的に終わらせるためのコツです。自分に当てはまる項目がいくつかありませんか?当てはまる人は、できるものからコツコツ改善していきましょう。仕事を効率的に進める上で大事なのは、必ずしも一生懸命がんばることのみではないということを念頭に入れておいてください。

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編集部:まちゃみ

編集部:まちゃみ

インターネットでの情報配信に興味を持ち始めてから、自分の知識を活かした様々な美容情報を投稿し続けています。私の記事がみんなにお役に立てれば幸いです。

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