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名刺交換のマナー、知ってる?正しい名刺交換のやり方とは

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社会人になると当然の如く通る道が、名刺交換です。たかが名刺交換と侮らず、マナーをわきまえたスマートな対応をすることで相手にしっかりとした印象を与えることができます。

 

第一印象はその後の関係にも大きく関わりますので、良い印象を残したいですよね。

 

今回は、名刺交換のマナーを様々な状況ごとにご紹介します。

 

名刺交換の大切さについて

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名刺交換は単なるルールではなく、以下のような点を重視して行われるものです。

 

挨拶

取引先の人やお客様に初めて会う時、まず始めに交わすのは挨拶ですよね。名刺交換は、その挨拶の一部として扱われています。名刺交換の過程がないと、人によっては「あれ?」と思う人もいるでしょう。名刺を渡して、初めて本格的な会話が始まると言っても過言ではありません。

 

連絡先の交換

名刺には、当然ながらメールアドレスや電話番号などの連絡先が記載されているものです。連絡先は仕事をする上で必須なので、これを交換することで人脈を増やすということにもなります。

 

自分の所属の証明

名刺には、名前、会社名、部署名、役職など、本人の所属が詳細に記されています。初対面の相手は自己紹介をする前はどんな人なのか全く分かりませんが、名刺を見れば相手の所属がはっきりと分かるので、安心して話すことができます。

 

まずは名刺を準備しよう

名刺は、切らすことのないよう十分な量を名刺入れに入れて常に持ち歩くようにしましょう。いざ交換しようとした時に「ない!」なんてことはもってのほかです。特に営業職であれば、アポイントがなくとも予期せぬ面会などがある可能性もあります。

 

また、常に持ち歩いていると知らない間に汚れたり折れ曲がったりしてしまう場合がありますので、渡す時にきれいな名刺を渡せるよう、名刺の状態もこまめに確認しておきましょう。間違っても、ポケットや財布に入れた名刺をそのまま出したりしてはいけませんよ。

 

それから忘れてはいけないのが、名刺の記載内容の確認です。結婚して名字が変わったり、部署を異動したりすることもありますよね。機会としてはあまり多くはないため忘れがちかもしれませんが、いざ渡すという時に気づいてももはや後の祭りになってしまいます。常に最新の内容になっているかをきちんとチェックするのを忘れないようにしましょう。

 

名刺を渡す時

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名刺交換は、絶対に机を挟んで行わないようにしましょう。初めに席を用意されているとついうっかりしてしまうこともあるかもしれませんが、それは相手にとって失礼にあたってしまいます。必ず相手に歩み寄ってから行いましょう。

 

まず名刺を渡す順番としては、目下側の人が先に行うことになります。目下とは、営業をする側や訪問者の立場の人を指します。ちなみに、もしも上司と二人での営業などの場合は、二人のうちに立場が上の方、つまり上司が先に相手に渡し、その次に自分が渡すということになります。この時相手が複数の場合は、同様に立場が上の人から順に渡すようにしましょう。

 

名刺は、文字を相手に向けるようにして両手で持ち、社名や名前を名乗ってから相手に差し出します。この時軽く頭を下げたり、相手の目をしっかり見て渡すようにすると丁寧な印象を持たせることができます。

 

名刺を受け取る時

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名刺を受け取る時には、「頂戴いたします」と言いながら胸の位置で両手で受け取ります。この時相手の名前を確認し、もし読み方が分からない場合は読み方を尋ねておくと良いでしょう。うやむやにしておくと、後々失礼になってしまうことがあります。「よろしくお願いいたします」の一言を添えながらだと、より丁寧です。

 

受け取った名刺はすぐに名刺入れにしまったりせず、席に座った後自分の左側に相手の席順通りに並べ置きましょう。相手が複数の場合は立場が上の人の名刺を名刺入れの上に置くようにします。

 

ただし、打ち合わせなどを行う場合は机の上が書類でいっぱいになっていて、名刺を置くスペースもないかもしれませんよね。そんな時は、相手に軽く礼をしてから名刺入れにしまっても構いません。そのあたりは臨機応変に行いましょう。

 

名刺を同時交換する時

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初対面同士の場合は、名刺を同時に交換することも多いと思います。その場合も、基本的な動作は先に述べた通りです。

 

注意する点としては、実際に名刺を交換する瞬間です。同時ということは、名刺を渡すのと同時に相手からも受け取るということなので、それぞれを片手で行うことになります。紹介をする時は両手で持っていますが、渡す時には右手で渡し、受け取るときは左手で受け取ります。

 

ちなみに、相手が目下であった場合は後から自己紹介をすることとなりますが、その場合は相手から差し出された名刺の位置よりも少し下げるようにすると、謙虚さを示すことができます。

 

なお、差し出す時も受け取る時も、名刺に記載されている文字や会社のロゴなどを指で隠さないように注意しましょう。

 

貰った名刺をしまうタイミングは?

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名刺をしまうという行為は、その場のやりとりを終了させるという合図にもなります。自分の判断で勝手にしまい始めてしまうと相手に対して失礼になってしまいますので、周りの空気をよく読んでからしまうようにしましょう。

 

また、しまう時も落としたり汚したりしないよう、丁寧に扱うことが大切です。せっかくいただいた名刺を忘れて帰る、なんてことも絶対にNGですよ。

 

名刺入れにも気を遣おう

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名刺そのものだけでなく、名刺入れも相手の目に入るものです。特に初対面の相手と会うときには、所作だけでなく服装や持ち物も印象の一つとなります。

 

ただの入れ物と思わず、名刺入れにも少し気を使ってみましょう。あまりにも安っぽかったり、ぼろぼろだったり、ビジネスシーンに合わず派手すぎたりする名刺入れを使っていると、せっかくマナーに気を使っていてもどこか残念なイメージになってしまうこともあります。

 

頻繁に買い替える必要があるものでもないので、質にこだわった素敵な名刺入れを用意してみましょう。

 

名刺を忘れたらどうする?

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初対面の人と会うのに、名刺を忘れた…なんてことになったら、とても焦ってしまいますよね。そんな時は、忘れた事を直接的に伝えるのではなく、「名刺を切らしている」という旨で伝えるようにしましょう。正直に「忘れました」と言えば、相手側からすれば軽く見られていたような気になるかもしれませんし、不快な思いを与えてしまう可能性もあるためです。

 

しかし自己紹介も後回しというわけではなく、名前などはしっかりとその場で伝えます。

もしも後日近いうちにまた会う予定があるのであればその際に改めて渡すのも良いですが、そうでなければ名刺を相手に郵送するのが丁寧な対応となります。

 

自分の不手際は、最後まで丁寧に対応するようにしましょう。

 

貰った名刺はきちんと整理しよう

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名刺交換をした後、相手の名刺を自分の名刺入れに入れたままにしていたりはしませんか?

 

取引先などからいただいた名刺は、ファイルなどにまとめてきちんと整理するようにしましょう。担当者の名前や、誰に会ったのかなどを確認したい時にただ1か所にごちゃごちゃと入れられていては、すぐに確認することができません。

 

相手からしても、自分が渡した名刺がぞんざいに扱われていてはいい気はしないですよね。見られていないとしても、ビジネスにおいてはちょっとした心がけや気遣いが大切であるということを覚えておきましょう。

 

最後に

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名刺交換は当たり前のように行われるものではありますが、その正しいマナーを完璧に心得ている、という人は実は少ないと思います。たかが名刺、と甘く見ずに、細かいところまで気を遣うことで相手にも良い印象を与えることができますよ。

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編集部:犬ドック

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ふざけたペンネームですが、記事内容はいたって真面目です(笑)誰にでもわかりやすく、また参考になるような内容を心掛けて日々記事を投稿しています。

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